ATS چیست؟ همه چیز درباره نرم افزار مدیریت استخدام

تصور کنید یک سیستم هوشمند دارید که به‌طور خودکار رزومه‌ها را غربال می‌کند، زمان مصاحبه‌ها را هماهنگ می‌سازد و با متقاضیان استخدام به صورت اتوماتیک و سیستمی ارتباط برقرار می‌کند. دیگر خبری از انبوه کاغذها، ایمیل‌ها و فرآیندهای دستی طاقت‌فرسا نیست؛ نرم افزار منابع انسانی ATS، دقیقا همین نقش را برای سازمان شما ایفا می‌کند. این نرم افزار به طور هوشمند، فرآیند یافتن، جذب و استخدام نیروهای انسانی را متحول می‌سازد و به تیم HR شما این امکان را می‌دهد تا به جای غرق شدن در کارهای اداری، روی یافتن و جذب استعدادهای برتر تمرکز کند.
آیا آماده‌اید تا با این ابزار قدرتمند آشنا شوید و کارایی تیم منابع انسانی خود را به سطح جدیدی ارتقا دهید؟ در این راهنمای جامع، به بررسی پاسخی کامل برای پرسش «نرم افزار ATS چیست؟» خواهیم پرداخت و نشان خواهیم داد که چگونه این فناوری فرآیندهای جذب و استخدام سازمان شما را متحول خواهد ساخت. با ما در این سری از مقاله‌های وبلاگ ایران تلنت همراه شوید!

نرم افزار ATS چیست؟ مدیریت فرایند جذب و استخدام

سیستم اِی تی اس (Applicant Tracking System) یک نرم افزار منابع انسانی است که شرکت‌ها برای اتوماسیون کردن مدیریتِ فرایندِ گزینش و استخدام کارجویان از آن استفاده می‌کنند. وظایف مربوط‌به فرایند جذب و استخدام شامل مواردی ازجمله انتشار آگهی استخدامی جدید، بررسی و غربال رزومه متقاضیان و، رتبه‌بندی آن‌ها، هماهنگی زمان مصاحبه و ارزیابی مصاحبه شوندگان می‌شود.
به‌دلیل اینکه روزانه برای هر آگهی شغلی صدها روزمه ارسال می‌شود؛ ردیابی دستی و سنتی روزمه‌ها برای شرکت‌ها کاری زمان‌بر و پرهزینه‌ای خواهد بود. با استفاده از سیستم ATS، کارفرمایان می‌توانند رزومه‌های ارسالی را براساس ارزیابی انجام شده دسته‌بندی کنند، کلمات کلیدی موردنظر خود جست‌وجو کنند؛ بخش منابع انسانی بااین‌کار علاوه‌بر اینکه در زمان و هزینه خود صرفه‌جویی خواهند کرد، فرایند انتخاب گزینه شایسته برای موقعیت شغلی مدنظرشان را به‌شکل بهینه‌تری پیش خواهند برد.

ردیابی متقاضی در سیستم ATS چگونه کار می‌کند؟

سیستم‌های ردیابی متقاضی (ATS) به‌گونه‌ای طراحی شده‌اند که فرآیند جذب و استخدام را برای سازمان‌ها بهینه‌سازی کنند. این سیستم‌ها به‌صورت خودکار رزومه‌ها را جمع‌آوری و دسته‌بندی می‌کنند و با استفاده از فیلترهای قابل تنظیم مانند مهارت‌ها، تجربه کاری و کلمات کلیدی، متقاضیان مناسب را از میان انبوه رزومه‌ها شناسایی می‌کنند. نرم افزار ATS با اتصال به منابع مختلف مانند فرم‌های استخدام، ایمیل، و پلتفرم‌های کاریابی، اطلاعات متقاضیان را در یک داشبورد متمرکز جمع آوری و یک پارچه سازی کرده و امکان ارزیابی، امتیازدهی، و تصمیم‌گیری سریع‌تر را برای تیم منابع انسانی فراهم می‌کنند. این سیستم هوشمند علاوه‌بر افزایش دقت و سرعت استخدام، تجربه‌ای حرفه‌ای‌تر برای متقاضیان و کارفرمایان ایجاد می‌کند.

رتبه بندی خودکار

پس از جمع‌آوری رزومه‌های ارسالی، نرم افزار ATS آن‌ها را تجزیه و تحلیل و براساس میزان تطابق رزومه‌ها با شرح شغلی موردنظر استخدام‌کنندگان، رتبه‌بندی خواهد کرد. بااین‌کار کارفرمایان می‌توانند فقط روی مرتبط‌ترین رزومه‌ها برای موقعیت شغلی موردنظر خود تمرکز کنند و زمان خود را برای رزومه‌های نامرتبط هدر ندهند.

[elementor-template id=”16068″]

جستجوی کلمات کلیدی

قابلیت جستجوی کلمات کلیدی در نرم افزار ATS یکی از ابزارهای کلیدی برای سرعت‌بخشیدن به فرآیند غربالگری رزومه‌هاست. این ویژگی به کارشناسان منابع انسانی امکان می‌دهد تا با وارد کردن واژه‌ها یا عباراتی خاص—مانند مهارت‌ها، نرم‌افزارها، مدارک تحصیلی یا عنوان‌های شغلی—به‌سرعت متقاضیانی را که با نیازهای شغلی هم‌خوانی دارند، شناسایی کنند. سیستم به‌صورت هوشمند این کلمات را در متن رزومه‌ها، فرم‌ها و سوابق ثبت‌شده جستجو می‌کند و نتایج دقیق و قابل اطمینانی ارائه می‌دهد. استفاده از این قابلیت باعث صرفه‌جویی قابل‌توجهی در زمان و انرژی تیم جذب نیرو شده و کیفیت انتخاب‌های نهایی را افزایش می‌دهد.

[elementor-template id=”14209″]

ارتباط خودکار با متقاضیان استخدام در نرم افزار ATS

قابلیت ارتباط خودکار با متقاضیان استخدام در نرم افزار ATS به سازمان‌ها کمک می‌کند تا تعامل مؤثر و حرفه‌ای‌تری با داوطلبان داشته باشند. این سیستم با امکان ارسال خودکار ایمیل‌ها و پیام‌های شخصی‌سازی‌شده در مراحل مختلف فرایند جذب—از تأیید دریافت رزومه گرفته تا دعوت به مصاحبه یا اطلاع‌رسانی نتایج نهایی—نه‌تنها در زمان تیم منابع انسانی صرفه‌جویی می‌کند، بلکه تجربه‌ای مثبت و شفاف برای متقاضیان ایجاد می‌کند. ارتباطات خودکار باعث کاهش فراموشی، تاخیر و سردرگمی در فرآیند استخدام شده و برند کارفرمایی سازمان را حرفه‌ای‌تر جلوه می‌دهد.

چرا شرکت‌ها و تیم‌های منابع انسانی نرم افزار ATS را انتخاب می‌کنند؟

استفاده از نرم افزار منابع انسانی ATS یک راهکار بهینه است که شرکت‌ها برای سریع‌تر و آسان‌تر کردن روند استخدام و جذب نیروی متخصص و همچنین کاهش خطا در فرایند استخدام از آن کمک می‌گیرند. ابزار ATS فرایند‌های پیچیده زیر را به‌شکل اتوماتیک و بهینه پیش می‌برد:

• پیدا کردن افراد با استعداد
• هماهنگی زمان مصاحبه
• ارزیابی عملکرد افراد در طول روند استخدام
• اطلاع رسانی نتیجه ارزیابی و مصاحبه به کارجو
• دسته‌بندی و بایگانی رزومه‌های دریافتی
• یکپارچه‌سازی ارزیابی و نظرات مدیران در فرایند جذب و استخدام کارجو

درنهایت، نرم افزار ای تی اس گزارش و تجزیه و تحلیل همه این فرایند‌ها را در اختیار شرکت‌ها قرار خواهد داد.

[elementor-template id=”16080″]

فرآیند سیستم ردیابی متقاضی

یک سیستم ردیابی متقاضی استاندارد باید ویژگی‌ها و کاربردهای زیر را به‌صورت خودکار برای کارفرما انجام دهد:

• دریافت سفارش جذب برای برنامه ریزی نیروانسانی از مدیران دپارتمان‌های مختلف
• جمع‌آوری و یکپارچه‌سازی رزومه‌های دریافتی از منابع مختلف
• ارسال فرم‌های استخدامی مخصوص سازمان به متقاضیان استخدام
• ثبت خودکار زمان مصاحبه در تقویم مدیران
• اطلاع‌رسانی نتیجه مصاحبه و ارزیابی رزومه به کارجویان
• ایجاد گزارشات مدیریتی فرایند استخدام
• ساخت صفحه همکاری با ما در وبسایت شرکت
• تعیین زمان مصاحبه با کارجو و ارسال بازخورد به او
• دریافت الکترونیکی اطلاعات استخدام از متقاضیان: ارسال الکتریکی فرم‌های استخدام به متقاضی
• انوع آزمون‌های هوش، شخصیت شناسی و مهارتی
• هوش مصنوعی: پیشنهاد خودکار رزومه بر اساس مشاغل تعریف شده در سازمان

سیستم‌های ATS باید توانایی انجام این مراحل را به‌شکلی بهینه برای حجم بالایی از رزومه‌های متقاضیان انجام دهند.

راهنمای انتخاب بهترین نرم افزار استخدام برای منابع انسانی

انتخاب نرم افزار جذب و استخدام ATS مناسب برای تقویت برند کارفرمایی و صرفه‌جویی در وقت و هزینه سازمان نقش بسیار مهمی دارد. برای گزینش بهترین نرم افزار ATS برای سازمان خود باید به مواردی نظیر بودجه شرکت، الزامات استخدامی سازمان و امنیت اطلاعات در نرم افزار دقت کنید. در ادامه این موارد را توضیح خواهیم داد.

بودجه برنامه ریزی جذب نیرو خود را بدانید

قبل از انتخاب بهترین نرم افزار ATS برای شرکت خود، به میزان بودجه‌ای دقت کنید که برای خرید این نرم افزار در نظر گرفته‌اید. بعضی از نرم‌افزارهای ای تی اس قابلیت‌های متنوع‌تری ارائه می‌دهند که هزینه‌های بالاتری را برای کارفرما به‌همراه دارند. آیا سازمان شما به همه این قابلیت‌ها هنگام استخدام نیاز دارد؟ برای خرید سیستم ATS حجم سازمان، تعداد کارمندان، موقعیت‌های درخواستی و تخمین از میزان رزومه‌های دریافتی را در نظر بگیرید. برخی از نرم‌افزارهای ATS ارزان‌تر، نیازهای شرکت‌های کوچک تا متوسط را برطرف می‌کنند.

[elementor-template id=”16089″]

الزامات استخدامی شرکت خود را درک کنید

هر شرکتی نیازها و الزامات موردنظر خود را برای استخدام کارجویان دارد. نرم‌افزارهای ATS مختلف، نیازهای متفاوتی را هدف قرار می‌دهند. پیش از استفاده از نسخه دمو و پیش فرض سیستم‌های ردیابی متقاضی، تطابق نیازهای سازمان خود را با نوع کارکرد این نرم‌افزار بررسی کنید. سیستم ای تی اسی که بیشترین نزدیکی به الزامات استخدامی شرکت شما دارد را برگزینید.

چندین نرم افزار ATS را ارزیابی کنید

نسخه دمو چند نرم افزار ATS مختلف را ارزیابی کنید تا با نحوه استفاده و سفارشی کردن ویژگی‌های آن‌ها به‌طور کامل آشنا شوید. به‌طور مثال، بررسی کنید برنامه‌ ATS با سایت‌های رزومه ساز و کاریابی سازگار است یا خیر. ویژگی‌ها و عملکرد سیستم‌های ای تی اس بررسی‌شده را یادداشت کنید و آن‌ها را با نیازهای سازمان مطابقت دهید. آن سیستمی را انتخاب کنید که تجربه کاربری آسان‌تر با قابلیت‌های مفیدتر را برای شرکت شما ارائه می‌دهد.

سفارشی سازی فرایند استخدام براساس استانداردهای سازمان

سفارشی‌سازی فرایند استخدام بر اساس نیازهای خاص هر سازمان یکی از قابلیت‌های مهم و متمایز نرم افزار ATS است که نقش حیاتی در بهبود کیفیت جذب نیرو دارد. هر سازمان با توجه به ساختار، فرهنگ کاری، نوع مشاغل و اهداف استراتژیک خود، نیازمند فرآیند جذب متفاوتی است؛ هایرکمپ این امکان را فراهم می‌کند تا مراحل استخدام، فرم‌ها، فیلترها، ارزیابی‌ها و مسیرهای تأیید را دقیقاً مطابق با این نیازها طراحی و پیاده‌سازی کنید. این انعطاف‌پذیری باعث می‌شود فرآیند جذب نیرو دقیق‌تر، سریع‌تر و هماهنگ‌تر با سیاست‌های داخلی سازمان اجرا شود و تجربه‌ای منحصربه‌فرد برای متقاضیان و تیم منابع انسانی رقم بخورد.

نرم افزار ATS دارای نسخه تلفن همراه باشد

نرم‌افزارهای ای تی اس دارای نسخه موبایل، استفاده از آن‌ها را در هر مکان و زمان ممکن می‌کند. شما می‌توانید آگهی‌های استخدامی خود را در هر حالتی منتشر کنید. همچنین در هر زمان یا مکانی با کارجو و متقاضیان ارتباط بگیرید؛ این‌کار در زمان شما صرفه‌جویی خواهد کرد.

[elementor-template id=”16093″]

امنیت اطلاعات تضمین شود

ابزار ATS باید از چارچوب سیاست حفظ حریم خصوصی تبعیت کند. این نرم‌افزارها حاوی اطلاعات خصوصی و حساس بسیاری از افراد و حتی شرکت شما هستند؛ بنابراین هنگام خرید نرم افزار ATS باید قرار داشتن اطلاعات خود و کارجویان در یک فضای امن اطمینان پیدا کنید.

مزایای استفاده از نرم افزار ATS چیست؟

اصلی‌ترین مزیت استفاده از سیستم ATS، تسریع روند جذب و استخدام برای سازمان‌های بزرگ و متوسط است. شرکت‌ها می‌توانند برای سازماندهی اتوماتیک روند استخدام خود از ابزار ATS استفاده کنند. به‌طور کلی مزایای استفاده از نرم افزار جذب و استخدام ای تی اس شامل موارد زیر می‌شود:

• بررسی اصولی، منصفانه و مناسب همه رزومه‌های ارسالی
• پیدا کردن شایسته‌ترین فرد برای موقعیت شغلی موردنظر
• جمع‌آوری پایگاه داده‌ای از هزاران اطلاعات و روزمه‌های متقاضیان
• تخصیص رزومه‌های غیر مرتبط به مشاغل مرتبط موجود در سازمان
• صرفه‌جویی در زمان و هزینه سازمان هنگام استخدام برای یک موقعیت شغلی
• در زمان کمتر، تعداد بسیار بیشتری از رزومه‌های متقاضیان بررسی می‌شود
• تیم منابع انسانی زمان بیشتری برای اختصاص به کارهای پراهمیت‌تر، خواهد داشت
• بهبود تجربه متقاضیان هنگام ارسال درخواست شغلی و ارتقا برند کارفرمایی

نرم افزارهای ATS همچنین امکان انتشار آگهی استخدامی سازمان در چندین پلتفرم جست‌وجوی کار ازجمله بهترین سایت کاریابی را فراهم می‌کنند.

[elementor-template id=”16085″]

بهترین نرم افزارهای ATS ؛ کدام نرم افزار جذب و استخدام را انتخاب کنیم؟

تمدید و نگهداری ATS های خارجی هزینه بالایی را برای سازمان‌ها در پی خواهد داشت. امروزه مجموعه‌های مختلفی ایرانی، نرم افزارهای ATS را برای بهبود فرایند استخدام شرکت‌های داخل کشور، تولید و عرضه کرده‌اند. در این بخش تعدادی از معروف‌ترین و بهترین نرم افزارهای ATS تولیدشده توسط مجموعه‌های ایرانی را معرفی می‌کنیم:

1. هایرکمپ: تولیدشده در سال ۱۳۹۷ توسط سایت کاریابی ایران تلنت
2. آدیلار: تولیدشده در سال ۱۳۹۷ توسط تیم آدیلار
3. سنجمان: تولیدشده در سال ۱۳۹۷ توسط تیم سنجمان
4. کندو: تولیدشده در سال ۱۴۰۰ توسط سایت کاریابی جاب ویژن
5. کاربوم: تولیدشده در سال ۱۴۰۰ توسط سایت کاریابی کاربوم

این نرم‌افزارهای ای تی اس قابلیت‌های متعددی مانند مدیریت رزومه، ارتباط خودکار با متقاضی و کارنامه انواع تست‌های مهارتی و روانشناسی نظیر تست MBTI را به سازمان‌ها ارائه می‌دهند.

نرم‌افزار هایر کمپ، بهترین نرم افزار استخدام در ایران

نرم افزار ATS هایرکمپ (ATS hire camp) یک سیستم اتوماسیون هوشمند ابری است که به سازمان‌های درحال رشد و بزرگ برای مدیریت عملیات جذب و استخدام و ردیابی وضعیت متقاضیان شغلی کمک می‌کند. برخی از امکانات و ویژگی‌های منحصربه‌فرد نرم افزار هایر کمپ عبارت‌اند از:

• ارائه پرتال شغلی اختصاصی به‌منظور اعلام فرصت‌های شغلی باز سازمان
• ایجاد و مدیریت آرشیو رزومه‌ها
• بانک رزومه هوشمند
• ایجاد تیم استخدام و تخصیص نفرات تیم به متقاضیان هر فرصت شغلی
• تعریف سطوح دسترسی گوناگون برای مصاحبه کنندگان
• ورود رزومه به روش‌های گوناگون
• برچسب‌گذاری رزومه‌ متقاضیان
• تعریف پرسشنامه اختصاصی برای دریافت اطلاعات مورد نیاز از متقاضیان
• مدیریت زمانبندی و مصاحبه با متقاضیان
• ثبت نتیجه مصاحبه در مورد هر متقاضی
• سیستم تعیین معیارهای ارزیابی برای متقاضیان شغلی
• آزمون‌های ارزیابی مهارت‌های نرم، سخت، هوش و شخصیت متقاضیان
• تعریف فرایند اختصاصی به ازای هر شغل
• رصد کردن وضعیت متقاضیان بر روی فرایند جذب و استخدام
• ارائه گزارشات دقیق از پیشرفت و عملکرد پروژه‌های استخدامی

قیمت نرم افزار hire camp براساس تعداد کاربران مورد نیاز سازمان شما تعریف می‌شود و امکان انتشار نامحدود فرصت شغلی را به شما می‌دهد. برای بررسی ویژگی‌ها و جزئیات دقیق‌تر ابزار ATS hire camp می‌توانید به وب‌سایت این مجموعه مراجعه کنید.

در دنیای امروز که فناوری با سرعتی شگفت‌انگیز در حال پیشرفت است، روش‌های سنتی جذب و استخدام دیگر پاسخگوی نیازهای پیچیده سازمان‌ها نیستند. اکنون ابزارهای هوشمند، مانند نرم افزار جذب و استخدام ATS، نقش کلیدی در تسهیل و تسریع فرآیند استخدام ایفا می‌کنند. این سیستم‌ها نه تنها حجم بالای رزومه‌ها را در زمان کوتاه بررسی می‌کنند، بلکه با الگوریتم‌های دقیق خود، بهترین گزینه‌ها را از میان انبوهی از متقاضیان شناسایی می‌کنند.